Wir als Privatpersonen, als Vereine oder als Firmen bewahren immer mehr Informationen auf Papier und noch mehr digital auf. Verschieben und Löschen ist nicht mehr zeitgemäß und wird als zu aufwendig empfunden.
Wo ist das Foto mit dem schönen Sonnenuntergang? Wo finde ich Informationen zum Projekt, das vor sieben Jahren abgeschlossen wurde? Wo sind die Pläne meiner Vorgängerin? Wie wurde unser Spitzenprodukt in den 1980er-Jahren beworben?
Erst wenn ein System oder eine Person diese Fragen gezielt beantworten kann, haben wir ein Archiv, das diesen Namen verdient. Sie werden staunen, wie rasch Sie aus einer Flut an E-Mails, Texten, Datenbanken oder Websites in Ihrer Organisation die gewünschte Information finden können.
Nützen Sie das Archiv als Servicestelle für das unternehmensinterne Informations- und Wissensmanagement, insbesondere für die Bereiche Compliance, Rechtssicherheit, Marketing und PR.
Grundlagen und Methoden des Archivs werden in Bezug darauf vermittelt, wie Organisationen mit ihren Informationen umgehen sollten. Vermittelt wird eine Methode, die sich für Organisationen aller Größen anwenden lässt, vom Sportverein über ein KMU bis zum internationalen Unternehmen. Auch kleine Sammlungen lassen sich so besser organisieren.
AbsolventInnen können folgende Methoden anwenden:
- Digitalisierung: Grundsätzliche Überlegungen eines Digitalisierungsprojekts, Durchführungsschritte und Nutzung des Ergebnisses
- Sammlung: Erstellen eines Überblicks über die dokumentierten Informationen in einer Organisation, Trennung vom operativen Alltag und Archiv
- Compliance und Bewertung: Beachten von rechtlichen und organisatorischen Vorgaben zur Aufbewahrung von Unterlagen, Auswahl jener Unterlagen, die vernichtet werden sollen oder müssen
- Datenschutz und Löschen: Verhältnis von Datenschutz und Archiv sowie der grundlegenden Bedeutung von Löschen als Reduktion der Information
- Beschreibung: Anlegen einer hierarchischen, strukturierten Beschreibung nach archivischen Standards für Verwaltungsunterlagen und Sammlungen
- Langzeitarchivierung: Grundlegende Maßnahmen für eine Langzeitarchivierung von elektronischen Unterlagen
- Suchen und Finden: Archivspezifische Suchstrategien und Umgang mit archivischen Informationssystemen
Die Inhalte werden durch Vorträge, praktische Übungen und Exkursionen in Archive vermittelt.
Als AbsolventIn können Sie Ihre Position stärken und sich als zentraler Teil im Informations- oder Wissensmanagement einer Organisation positionieren:
- Teile in der Organisationsverantwortung übernehmen (Informations-, Dokumenten- bzw. Records Management)
- In Digitalisierungsprojekten einen entscheidenden Beitrag leisten
- In Compliance, Controlling oder Rechtssicherheit Verantwortung übernehmen
- In der Kommunikation oder im Marketing eine wichtige Rolle einnehmen
- In einer IT-Strategie teilweise mitbestimmen
- Im Knowledge Management die zentrale Informationsressource sowie die Steuerung von Informationsströmen übernehmen
- Praktische Erfahrung im Informations- oder Dokumentenmanagement, Archiv- oder Bibliothekswesen und/oder
- Einschlägige Ausbildung bzw. Studium (inklusive z. B. Informationsmanagement oder Medienmanagement)
Bitte planen Sie zwischen den Präsenzphasen einen zusätzlichen Tag Selbstlernzeit für praktische Übungen ein.
- Personen, die langfristig Information sichern, organisieren und wiederfinden wollen
- Personen, in deren Verantwortung der Aufbau, die Betreuung eines Archivs oder einer Sammlung liegen
- Personen mit einer Basisausbildung in den Bereichen Archiv, Bibliothek, Dokumentation oder Museum
- Personen mit praktischer Berufserfahrung in den genannten Bereichen
Dr. Martin Stürzlinger, Archiversum – Archivberatung und Records Management
Dr. Hermann Huemer, CEO von IICIIS - Institute for Information Competence and Information Infrastructure
Akkreditiert durch die Weiterbildungsakademie Österreich: www.wba.or.at